Jesienna organizacja pracy zdalnej według zespołu Oakywood

Coraz wcześniej zapadający zmierzch, zachmurzone niebo, deszczowe i chłodne dni – jesienna aura może czasem zniechęcać do zrobienia czegokolwiek, zwłaszcza kiedy pracujesz z domu, a kanapa i koc kuszą, żeby rzucić to wszystko i oglądać seriale. Jak w takiej sytuacji zmobilizować się do pracy w home office? W Oakywood mamy niemałe doświadczenie w tej dziedzinie, więc chętnie podzielimy się z tobą naszymi sposobami na organizację pracy zdalnej.

Organizacja zadań i komunikacja w zespole

1. Asana

Asana to nasze podstawowe narzędzie do organizacji pracy: to tu wpisujemy swoje zadania i wyznaczamy deadline’y, zarządzamy projektami i kalendarzem działań marketingowych. Zaletą tej aplikacji jest również możliwość zamieszczania załączników w konkretnych taskach i dodawanie komentarzy. Dzięki temu mamy w jednym miejscu całą komunikację dotyczącą danego projektu oraz wszystkie niezbędne pliki i linki. Aby jeszcze efektywniej zaplanować swoją pracę, warto też skorzystać z opcji priorytetyzacji i dodawania zależności: wówczas od razu widać, które zadania są najpilniejsze. Większe, bardziej czasochłonne zadania możesz rozbić na mniejsze podzadania, które pomogą ci dopilnować, żeby żaden z elementów projektu nie został pominięty. Poza tym łatwiej jest zabrać się za mniejsze zadanie, którego wykonanie nie zajmie ci zbyt wiele czasu.

Należę do #teamAsana 😁. Wszystko wrzucam tam, chyba że wiem, że coś zajmie mi mało czasu – powiedzmy, do 5 minut - wtedy zazwyczaj robię to od razu. Reszta tasków z maila i spotkań trafia do Asany i co piątek na podstawie to-do listy oraz kalendarza Google planuję sobie pracę na kolejny tydzień.
Karolina
Customer Service Manager

2. Notion

Z  tej aplikacji nie korzystamy aż tak intensywnie na co dzień, jak np. z Asany – Notion służy nam raczej do przechowywania bardziej ogólnych informacji, takich jak zasady organizacji pracy, misja i cele firmy, strategie i procesy, kwestie związane z benefitami pracowniczymi, onboardingiem, urlopami itp. W Notion spisujemy też pomysły na treści i gromadzimy materiały źródłowe, z których korzystamy podczas tworzenia tekstów na bloga.

3. Slack

Slack w naszym zespole pełni zarówno funkcję organizacyjną, jak i integracyjną. Oprócz dyskusji na temat poszczególnych projektów i zadań, mamy tu także miejsce na nieco luźniejsze pogawędki, wymianę rekomendacji dotyczących miejsc na wakacje czy workation, ciekawych kursów i artykułów do przeczytania, czy nowinek technologicznych. Dzięki temu – mimo że pracujemy zdalnie, z miejsc oddalonych od siebie niekiedy o setki kilometrów – mamy ze sobą stały kontakt, co ułatwia budowanie zgranego zespołu, ale też pozytywnie wpływa na jakość i efektywność naszej pracy.

4. Google Meet

Komunikacja pisemna to nie wszystko – pracując zdalnie, czasem warto zobaczyć się ze współpracownikami, choćby wirtualnie, przy pomocy kamerki internetowej. W Oakywood korzystamy z Google Meet, ale równie dobrze może to być Zoom czy Teams. Regularne spotkania online nie tylko ułatwiają omawianie bieżących zadań i długofalowych strategii, ale także pozwalają nam lepiej się poznać i przypominają, że pracujemy z prawdziwymi, żywymi ludźmi, a nie jedynie z awatarami czy adresami mailowymi.

5. Inne narzędzia

Oprócz programów i aplikacji, z których korzysta cały zespół, niektórzy z nas używają na co dzień również dodatkowych narzędzi, takich jak np. timetrackery, które ułatwiają monitorowanie i analizowanie swojego czasu pracy, dzięki czemu można lepiej rozplanować poszczególne zadania w ciągu całego dnia czy tygodnia.

Warto znaleźć dopasowany do swoich potrzeb timetracker – najlepiej zsynchronizowany z wyszukiwarką. To idealne narzędzie dla freelancerów, którzy muszą „przeskakiwać” pomiędzy klientami i wykonywanymi dla nich taskami. Odruch włączania timetrackera oszczędza czas i pomaga pracować produktywniej. Ułatwia raportowanie. Ułatwia analizę swojego czasu pracy: pozwala sprawdzić np. gdzie marnujemy czas (timetracker zintegrowany z wyszukiwarką wychwytuje to samodzielnie) i na jakie zadania potrzebujemy więcej czasu. Dla mnie dobrze rozpisany timetracker pełni również rolę organizatora pracy. Korzystałem do tej pory z różnych tego typu narzędzi, ale najlepiej sprawdził mi się Timecamp.
Tymek
Performance Marketing Specialist

Przydatnym rozwiązaniem są też narzędzia do sporządzania szybkich notatek, dzięki którym żadna ważna myśl czy pomysł nie umknie nam w natłoku zadań i spotkań.

Korzystam z dwóch aplikacji: standardowej dla Apple aplikacji Notatki i aplikacji Minimal, czyli maksymalnie uproszczonego edytora tekstu. W Notatkach zapisuję głównie rzeczy, które robię na tablecie z użyciem Apple Pencil – jest to po prostu niekończąca się kartka, którą mam zawsze ze sobą dzięki synchronizacji między urządzeniami. W Minimalu nie piszę książek, tylko to-do listy, ale znacznie bardziej chaotyczne niż w przeznaczonych do tego programach. Zapisuję różne rzeczy w czasie spotkań, a następnie z tego strumienia świadomości wyciągam zadania do zrobienia i ich opisy. Później taka lista wisi sobie na samej górze Minimala i rzuca mi się w oczy, kiedy tylko otworzę apkę, więc odznaczam z niej punkty w miarę zakończenia określonych zadań.
Czarek
E-commerce Specialist

Jak usprawnić pracę w home office?

1. Tworzenie to-do list

Najprostsze rozwiązania są najlepsze – dlatego jedną z naszych ulubionych metod organizacji pracy na co dzień jest tworzenie to-do list, na których możemy odhaczać ukończone zadania. Już sam proces tworzenia listy pomaga się zdyscyplinować i wejść w rytm pracy. Możesz od razu przemyśleć kolejność wykonywania zadań, zastanowić się, które z nich są najważniejsze, które zajmą ci najwięcej czasu, a które możesz wykonać z marszu.

Nie będę pewnie bardzo odkrywcza, ale od lat najbardziej sprawdzają się u mnie to-do listy do odhaczania w danym dniu. Najbardziej lubię korzystać z analogowego narzędzia, czyli zwykłego notesu, ale dobrze sprawdzają się też notatki na komputerze i przerzucanie sobie zadań do Asany – nawet w trakcie rozmów na callach. W pracy zdalnej jest to dla mnie szczególnie pomocne i bardzo doceniam fakt, że w Oakywood mamy w piątki specjalny czas, który poświęcamy na planowanie kolejnego tygodnia. Dzięki temu mogę spokojnie pomyśleć, jakie zadania na mnie czekają :).
Agnieszka
Marketing Manager
U mnie też nie ma nic wymyślnego. Wykonuję zadania na bieżąco, a po załatwieniu najpilniejszych spraw działam z to-do listą na Asanie. Staram się ustawiać realne deadline’y i się ich trzymać. Piątkowa organizacja też mi pomaga 😀.
Angelika
Customer Service Specialist

2. Indywidualne podejście

Pracując zdalnie, nie musisz dostosowywać się do biurowych zwyczajów. Możesz samodzielnie stworzyć sobie system pracy, idealnie dopasowany do twoich własnych preferencji i indywidualnych uwarunkowań. Wykorzystaj to! Zastanów się, kiedy w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny_a – wcześnie rano, przed południem, a może dopiero wieczorem – i na ten czas zaplanuj sobie zadania wymagające największego wysiłku i skupienia. 

Moim zdaniem najlepsze narzędzia, apki i programy nie zadziałają, jeśli nie wyrobisz w sobie planowania tygodnia, rozplanowywania dnia itp. Każdy ma inny zakres zadań i każdy inaczej pracuje. Dla jednych idealne będzie podejście "Eat the frog", a inni muszą rano rozkręcić się drobiazgami. Ja wolę mieć mało narzędzi – wtedy nie skaczę między nimi i nie tracę czasu na "work about work", a raczej skupiam się na rozłożeniu pracy tak, aby pracować najefektywniej, nie przemęczać się i wyczuwać, kiedy potrzebuję odpoczynku, a kiedy mogę więcej.
Marta
Social Media Specialist

Zamiast skrupulatnego trzymania się planu, czasem lepiej pracować intuicyjnie, robiąc po prostu to, do czego w danym momencie masz najlepszy flow. Warto pamiętać o regularnych przerwach, ale czasem lepiej nie przerywać niedokończonego zadania – lepiej zrobić sobie dłuższą przerwę po ukończeniu całości lub przynajmniej określonej części, bez presji i bez stresu. Wypracowanie sobie własnego modelu organizacji zadań i wybranie najbardziej adekwatnych narzędzi pomoże ci zmotywować się do pracy i utrzymać produktywność na satysfakcjonującym poziomie. A dzięki temu nawet w krótkie jesienne dni znajdziesz czas na to, by wyjść na relaksujący spacer, dopóki na zewnątrz jest jeszcze jasno – pamiętaj, że work-life balance jest istotna o każdej porze roku.