Hot Desking - jak skuteczne jest?

Przejście w kierunku pracy zdalnej w wyniku pandemii wpłynęło na niektóre firmy, aby zmniejszyć przestrzeń biurową lub całkowicie porzucić fizyczne biuro. Pomimo znacznych złagodzeń ograniczeń blokujących, wielu pracowników postanowiło wrócić do biur otwartych lub ich kabin. Modele prac hybrydowych zyskują popularność, jednym z nich było „gorące rozrywki”. Co to jest i jakie są jego korzyści i wady?

zdjęcie zrobione przez Rachunkowość na ławce na Unsplash

Biuro praktykuje gorące rozrywki, gdy liczba obszarów roboczych jest niższa niż liczba pracowników; Żaden z pracowników nie ma stałego i ekskluzywnego biurka. Aby to podejście było skuteczne, wszyscy pracownicy muszą pracować w modelu hybrydowym-częściowo zdalnie, częściowo w biurze. Po przybyciu do biura pracownik siedzi w dowolnym dostępnym obszarze roboczym, a pod koniec dnia zbiera wszystkie swoje rzeczy i stawia je w prywatnej szafce.

Aby uniknąć zbyt wielu osób wchodzących do biura i wynikających z biur, firma może skorzystać z jednej z wielu aplikacji rezerwowych, które pozwalają pracownikom sprawdzić dostępność miejsca na określony czas i zarezerwować biurko.

zdjęcie zrobione przez Arlington Research na Unsplash

Podobnie jak w przypadku wszystkich modeli roboczych, Hot Disk ma swoje zalety i wady. Kilka głównych korzyści obejmuje:

• Niższe koszty konserwacji biura - Wprowadzenie gorącego systemu rozrywki pozwala firmie ograniczyć wynajętą ​​powierzchnię biurową i sprzęt, co prowadzi do znacznych oszczędności, szczególnie dla dużych korporacji. Może to również przynieść korzyści pracownikom, ponieważ zamiast stałego biurka mogą otrzymać lepszy sprzęt roboczy lub nawet podwyżkę,
• Lepsza organizacja kosmiczna - brak stałego miejsca w biurze może zachęcić do refleksji, które przedmioty są naprawdę niezbędne do wykonywania naszej pracy. Pomaga to zmniejszyć ilość bałaganu w przestrzeni roboczej i zwiększyć koncentrację w danym zadaniu,
• zwiększona motywacja i kreatywność - brak rutynowych, a nawet niewielkich zmian w środowisku pracy może pozytywnie wpłynąć na kreatywność i inspirację,
• Ulepszona produktywność - rezerwacja biurka na określony czas i konieczność opuszczenia go dla innych kolegów może zmotywować nas do zakończenia wszystkich naszych zadań w wyznaczonym okresie,
• Większa komunikacja innowacyjna - Hot Desking zmusza pracowników z różnych działów do współpracy razem, co zachęca do współpracy i poza rozwiązaniami do pracy.

Ważne jest jednak, aby zauważyć, że gorące biurko nie jest idealnym modelem pracy dla wszystkich - dla niektórych kłopotów związanych ze stale zmieniającym się miejscem pracy i konieczności organizowania swojego biurka na nowo za każdym razem, gdy są w biurze, jest źródłem rozproszenia uwagi uwagi I marnowanie czasu.

Brak trwale przypisanych biurek zapobiega odpowiedniej regulacji parametrów, aby odpowiadały indywidualnym potrzebom użytkownika, szczególnie jeśli chodzi o jego wzrost. Łatwym rozwiązaniem tego problemu jest wprowadzenie regulowane lub tak zwane biurka „stojące” które pozwalają na dostosowanie, a także zmianę pozycji z siedzenia do stojącego.

Częste zmiany przestrzeni roboczej mogą również osłabić relacje między kolegami i zmniejszyć zaangażowanie. Niewystarczająca organizacja systemu rozrywki gorących (na przykład brak internetowego systemu rezerwacji) zwiększa szanse na konflikty w miejscu pracy, zwłaszcza gdy zbyt wielu pracowników decyduje się na pracę w tym samym czasie.

zdjęcie zrobione przez Carrie Allen na Unsplash

Postpandemiczne badania wykazały, że większość pracowników nie jest zainteresowana na stałe powrót do biura, ponieważ hybrydowy model pracy rośnie popularność¹. Utrzymanie elastyczności zarządzania czasem i organizacji pracy zapewnianej przez zdalną pracę, jednocześnie unikanie poczucia izolacji i wypalenia wypalenia sprawia, że ​​gorące rozbudzenie jest tak kuszące dla wielu. Najprawdopodobniej nie jest to nie tylko moda, ale „nowa normalna” z możliwością dominacji obszarów roboczych w najbliższej przyszłości.

 ¹Więcej szczegółów można znaleźć tutaj:
https://findstack.com/remote-work-statistics/ 
https://media.pracuj.pl/190686-powrot-do-biur-kontra-potrzeba-pracy-zdalnej 
https://www.accenture.com/us-en/insights/consulting/future-work 
https://www.gallup.com/workplace/390632/future-hybrid-work-key-questions-answered-data.aspx