Fernarbeit im Herbst laut dem Oakywood-Team

Immer früher einsetzende Dämmerung, bedeckter Himmel, regnerische und kühle Tage - das Herbstwetter kann einen manchmal davon abhalten, etwas zu erledigen, vor allem, wenn man von zu Hause aus arbeitet und die Couch und die Decke dazu verleiten, alles hinzuschmeißen und Serien zu schauen. Wie kann man sich in einer solchen Situation für die Arbeit im Home Office mobilisieren? Wir bei Oakywood haben viel Erfahrung in diesem Bereich und teilen daher gerne mit Ihnen, wie wir die Arbeit von zu Hause aus organisieren.

Organisation von Aufgaben und Kommunikation im Team

1. Asana

Asana ist unser wichtigstes Werkzeug für die Organisation unserer Arbeit: Hier tragen wir unsere Aufgaben ein, setzen Fristen, verwalten Projekte und planen unsere Marketingaktivitäten. Die App hat auch den Vorteil, dass wir Anhänge in bestimmten Abschnitten posten und Kommentare hinzufügen können. Auf diese Weise haben wir die gesamte Kommunikation über ein Projekt und alle notwendigen Dateien und Links an einem Ort. Um Ihre Arbeit noch effizienter zu planen, lohnt es sich auch, die Priorisierungsoption zu nutzen und Abhängigkeiten hinzuzufügen: So können Sie sofort sehen, welche Aufgaben am dringendsten sind. Größere, zeitaufwändigere Aufgaben können in kleinere Teilaufgaben aufgeteilt werden, so dass Sie sicherstellen können, dass kein Teil des Projekts übersehen wird. Außerdem ist es einfacher, eine kleinere Aufgabe zu übernehmen, deren Erledigung nicht zu viel Zeit in Anspruch nehmen wird.

2. Notion

Wir nutzen diese App im Alltag nicht so intensiv wie z. B. Asana. Vielmehr verwenden wir Notion, um allgemeinere Informationen zu speichern, wie z. B. Richtlinien zur Arbeitsorganisation, Unternehmensmission und -ziele, Strategien und Prozesse, Fragen zu Sozialleistungen für Mitarbeiter, Onboarding, Urlaub, usw. Wir nutzen Notion auch, um Ideen für Inhalte zu notieren und Quellenmaterial zu sammeln, das wir zur Erstellung von Texten für den Blog verwenden.

3. Slack

Slack hat in unserem Team sowohl eine organisatorische als auch eine integrative Funktion. Neben der Besprechung einzelner Projekte und Aufgaben ist es auch ein Ort für lockere Chats, den Austausch von Empfehlungen für Urlaubs- oder Arbeitsziele, interessante Kurse und Lektüre oder technische Neuigkeiten. Dadurch sind wir - trotz der Tatsache, dass wir aus der Ferne, manchmal Hunderte von Kilometern voneinander entfernt, arbeiten - in ständigem Kontakt miteinander, was die Bildung eines harmonischen Teams erleichtert, sich aber auch positiv auf die Qualität und Effizienz unserer Arbeit auswirkt.

4. Google Meet

Schriftliche Kommunikation reicht nicht aus - bei der Arbeit aus der Ferne ist es manchmal nützlich, seine Kollegen zu sehen, wenn auch nur virtuell, per Webcam. Bei Oakywood verwenden wir Google Meet, aber es könnte genauso gut Zoom oder Teams sein. Regelmäßige Online-Meetings erleichtern nicht nur die Besprechung aktueller Aufgaben und langfristiger Strategien, sondern sie ermöglichen es uns auch, einander besser kennen zu lernen und uns daran zu erinnern, dass wir mit echten, lebenden Menschen zusammenarbeiten und nicht nur mit Avataren oder E-Mail-Adressen.

5. Andere tools

Neben den Programmen und Applikationen, die das gesamte Team nutzt, verwenden einige von uns täglich zusätzliche Hilfsmittel, wie z. B. Timetracker, die die Überwachung und Analyse der Arbeitszeit erleichtern, so dass man die einzelnen Aufgaben während des Tages oder der Woche besser planen kann.

Nützlich sind auch Tools für schnelle Notizen, damit uns in der Hektik der Aufgaben und Besprechungen kein wichtiger Gedanke oder keine Idee entgeht.

Wie kann man die Arbeit im Heimbüro optimieren?

1. Erstellung von To-Do Listen

Die einfachsten Lösungen sind die besten - deshalb ist eine unserer bevorzugten Methoden zur Organisation unserer täglichen Arbeit das Erstellen von To-Do-Listen, auf denen wir erledigte Aufgaben abhaken können. Schon das Anlegen einer Liste hilft Ihnen, diszipliniert zu werden und einen Arbeitsrhythmus zu finden. Sie können sofort die Reihenfolge der zu erledigenden Aufgaben durchdenken, überlegen, welche Aufgaben am wichtigsten sind, welche am längsten dauern und welche Sie spontan erledigen können.

2. Individuelle Vorgehensweise

Wenn Sie aus der Ferne arbeiten, müssen Sie sich nicht an Büroroutinen anpassen. Sie können Ihr eigenes Arbeitssystem schaffen, das perfekt auf Ihre eigenen Vorlieben und individuellen Umstände zugeschnitten ist. Machen Sie davon Gebrauch! Überlegen Sie, wann Sie tagsüber am produktivsten sind - frühmorgens, vormittags oder vielleicht erst abends - und planen Sie Ihre anstrengendsten und konzentrationsintensivsten Aufgaben für diese Zeit.

Anstatt sich strikt an einen Plan zu halten, ist es manchmal besser, intuitiv zu arbeiten und einfach das zu tun, wozu man gerade den besten Flow hat. Es lohnt sich, an regelmäßige Pausen zu denken, aber manchmal ist es besser, eine unerledigte Aufgabe nicht zu unterbrechen - es ist besser, eine längere Pause zu machen, nachdem man das Ganze oder zumindest einen bestimmten Teil erledigt hat, ohne Druck und ohne Stress. Die Ausarbeitung eines eigenen Modells für die Organisation von Aufgaben und die Wahl der am besten geeigneten Instrumente werden Ihnen helfen, sich zu motivieren und Ihre Produktivität auf einem zufriedenstellenden Niveau zu halten. Auf diese Weise finden Sie auch an kurzen Herbsttagen Zeit für einen entspannenden Spaziergang, solange es draußen noch hell ist - denken Sie daran, dass die Vereinbarkeit von Beruf und Familie zu jeder Jahreszeit wichtig ist.