5 największych błędów w pracy zdalnej

Praca zdalna to idealne rozwiązanie nie tylko dla introwertyków, którym nadmiar zewnętrznych bodźców uniemożliwia efektywne wykonywanie zadań, ale także dla tych, którzy po prostu cenią sobie większą elastyczność oraz relacje zawodowe oparte raczej na odpowiedzialności i zaufaniu niż na nieustannej kontroli. Jednak taki model pracy niesie ze sobą kilka pułapek, na które trzeba uważać, jeśli chcesz skutecznie łączyć produktywność z work-life balance.

1. Brak wyznaczonego miejsca do pracy

Laptop i firmowe dokumenty rozłożone na kuchennym stole, odpisywanie na maile w pozycji horyzontalnej na kanapie czy prowizoryczne organizowanie stanowiska pracy codziennie od nowa, tam, gdzie akurat jest kawałek wolnej przestrzeni – to zdecydowanie nie są warunki panujące we wzorowym home office. Jeżeli chcesz efektywnie pracować z domu i nie jest to dla Ciebie jedynie tymczasowe rozwiązanie, potrzebujesz stałej, dobrze zorganizowanej przestrzeni, przeznaczonej wyłącznie do pracy.

Nawet jeżeli nie dysponujesz zbyt dużym metrażem, warto wydzielić choćby niewielki kącik (najlepiej z dostępem do naturalnego światła), w którym zmieści się biurko. Jeśli to możliwe, postaraj się w jakiś sposób odseparować domowe biuro od reszty mieszkania: najlepszą opcją byłby oczywiście osobny gabinet – ale na taki luksus mogą pozwolić sobie tylko nieliczni. Alternatywnym rozwiązaniem jest np. biurko ustawione w salonie czy w sypialni, oddzielone od wypoczynkowej części pomieszczenia regałem z książkami, efektownym parawanem (NIE plażowym, rzecz jasna) lub rozbudowanym kwietnikiem, tworzącym swego rodzaju ścianę z zieleni.

Pamiętaj też o tym, aby przestrzeń do pracy służyła tylko do pracy – nie korzystaj z home office w czasie wolnym. Kiedy dom jest równocześnie biurem, łatwo zatracić granicę pomiędzy życiem prywatnym a zawodowym, co w dalszej perspektywie może doprowadzić do wypalenia zawodowego. Dlatego tak ważne jest wyrobienie sobie nawyku zamykania biurowych drzwi (realnych czy metaforycznych – nie ma to większego znaczenia) po skończonej pracy – nawet jeśli to biuro jest małym kącikiem w salonie.

2. Lekceważenie zasad ergonomii

Brak dbałości o ergonomiczne wyposażenie stanowiska pracy jest poważnym błędem, który możesz przypłacić nie tylko spadkiem produktywności, ale także utratą zdrowia. Projektując domowe biuro, warto dowiedzieć się, jak powinien być ustawiony monitor, jakie krzesło biurowe zagwarantuje ci zdrowy komfort podczas wielogodzinnego siedzenia przed komputerem, jaka wysokość biurka jest adekwatna do twojego wzrostu.

Poznaj zasady ergonomii pracy, które opracowaliśmy w konsultacji z fizjoterapeutką

Ergonomicznie urządzone miejsce do pracy to takie, które stanowi precyzyjną odpowiedź na twoje indywidualne potrzeby. Prawidłowo dopasowane biurko i krzesło to już połowa sukcesu. Ale do stworzenia idealnej aranżacji biura przydadzą ci się jeszcze dodatkowe akcesoria. Warto zainwestować w podstawkę pod laptopa lub stojak pod monitor – dzięki temu ekran będzie znajdował na wysokości oczu, a ty zyskasz dodatkowy poziom organizacyjny na biurku. Aby jeszcze skuteczniej zminimalizować ryzyko dekoncentracji i tracenia czasu na szukanie długopisu, ważnej notatki zapisanej ręcznie czy kabelka do ładowarki, możesz ustawić na biurku praktyczne organizery które pomieszczą wszystkie drobne przedmioty.

Nie zapominaj też o przemyślanej organizacji kabli: plączące się pod nogami przewody są zaprzeczeniem komfortu i bezpieczeństwa, dlatego warto ujarzmić je np. przy pomocy organizera montowanego pod blatem biurka.

3. Chaotyczna organizacja pracy

Praca zdalna pozwala na większą elastyczność w zakresie organizacji czasu pracy – to nieoceniony przywilej i udogodnienie. Ale może to być również utrudnieniem, zwłaszcza dla nowicjuszy, którzy dopiero zaczynają swoją przygodę z home office i nie są jeszcze przyzwyczajeni do takiej dawki samodzielności. I tu właśnie pojawia się pułapka chaosu, który często prowadzi do obniżenia produktywności i wzrostu poziomu stresu, powoduje problemy z dotrzymywaniem terminów oraz negatywnie wpływa na motywację i poczucie własnej wartości.

Podobnie jak w przypadku ergonomii, doskonała metoda organizacji pracy to taka, która jest w pełni kompatybilna z twoją osobowością i potrzebami. Wypracowując swój sposób zarządzania zadaniami, możesz skorzystać z kilku ogólnych reguł:

• rób listę „to do” na każdy dzień i przypisuj konkretne godziny do każdego zadania – dzięki temu możesz efektywniej rozplanować pracę i nie marnujesz czasu na zastanawianie się, co zrobić najpierw, a co może poczekać;
• spisuj listę celów i priorytetów na dany tydzień i miesiąc – wyznacz sobie czas na podsumowanie każdego tygodnia / miesiąca i zaplanowanie następnego;
• nie odkładaj ważnych zadań na później, nie czekaj na przypływ weny i motywacji – najlepiej zaplanuj je na taki moment dnia, w którym jesteś najbardziej produktywny_a (może to być zarówno o świcie, na początku dnia pracy, jak też po południu – to już zależy od ciebie);
• w planowaniu dnia uwzględnij czas na przerwy i spotkania ze współpracownikami.

4. Nadmierne izolowanie się od współpracowników

Brak codziennego kontaktu z ludźmi w pracy, zero wymuszonych small talków w firmowej kuchni, możliwość skupienia się na pracy bez rozpraszaczy w postaci mimowolnie słyszanych rozmów w open space – to brzmi jak raj dla samotników. Jeśli cenisz sobie spokój niezaburzony obecnością innych ludzi, to praca zdalna jest dla ciebie stworzona. Ale uważaj, by nie wpaść w pułapkę nadmiernej izolacji, która może negatywnie wpłynąć na jakość twojej pracy.

Utrzymywanie systematycznych kontaktów z pozostałymi członkami zespołu pomoże ci lepiej wykonywać swoje zadania – konsultując swoje pomysły ze współpracownikami, możesz spojrzeć na dane zagadnienie z innej perspektywy i poszerzyć nieco swoje horyzonty. Dlatego warto prosić zarówno o feedback, jak też o pomoc, jeśli utkniesz w jakimś punkcie – na tym właśnie polega porządny teamwork.

Kontakt z ludźmi w pracy nie musi ograniczać się wyłącznie do rozmów na tematy zawodowe – warto od czasu do czasu zdzwonić się na Teamsach, Zoomie czy Google Meet i wspólnie wypić „wirtualną kawę”, aby trochę lepiej się poznać również od tej ludzkiej strony, nie tylko profesjonalnej. Takie spotkania to świetny sposób na team-building, którego efekty przełożą się później na bardziej efektywną komunikację  w zespole, ograniczenie ryzyka konfliktów i łatwiejsze rozwiązywanie problemów.

5. Brak regularnych przerw

Przesadna dyspozycyjność to kolejny błąd, który najczęściej przytrafia się osobom, które dopiero niedawno zmieniły tryb pracy ze stacjonarnej na zdalną (choć zdarza się to również weteranom home office). Kiedy nikt nie patrzy ci na ręce i nie kontroluje twojej obecności w biurze w określonych godzinach, może pojawić się pokusa bycia nieustannie dostępnym, stale pod telefonem i mailem, żeby tylko ktoś przypadkiem nie pomyślał, że się obijasz w czasie pracy. Taka potrzeba wykazania się i ciągłego udowadniania, że NAPRAWDĘ pracujesz, pewnego dnia może doprowadzić cię do wypalenia zawodowego.

Aby pracować efektywnie, potrzebujesz regularnych przerw – siedzenie przy biurku i wpatrywanie się w monitor nieprzerwanie przez 8 godzin nie sprawi, że zaczniesz osiągać lepsze wyniki w pracy i zostaniesz pracownikiem roku, za to z pewnością zaowocuje problemami z kręgosłupem, pieczeniem oczu i chronicznym przemęczeniem. W swoim planie zadań na każdy dzień określ konkretne godziny, w których zrobisz sobie przerwę, i powiadom o tym współpracowników – dzięki temu zminimalizujesz stres i nabierzesz energii, dzięki której będziesz bardziej produktywny_a i lepiej zmotywowany_a, a jakość twojej pracy wzrośnie.