Travailler à distance en automne selon la team Oakywood

Crépuscule de plus en plus précoce, ciel couvert, journées pluvieuses et frisquettes, le climat automnal peut parfois vous décourager de faire quoi que ce soit, surtout lorsque vous travaillez à domicile et que le canapé et la couverture vous incitent à tout plaquer et à vous mettre à regarder des séries tv. Comment se mobiliser pour travailler depuis son bureau à domicile dans ce contexte ? Chez Oakywood, nous avons une expérience considérable dans ce domaine et nous sommes donc heureux de partager avec vous nos méthodes d'organisation du travail à distance.

Organisation des tâches et des échanges au sein de l'équipe

1. Asana

Asana est notre principal outil d'organisation du travail : c'est là que nous saisissons nos tâches et fixons les échéances, que nous gérons les projets et que nous établissons le calendrier de nos activités de marketing. L'application présente également l'avantage de nous permettre de publier des pièces jointes dans des dossiers spécifiques et d'ajouter des commentaires. De cette manière, nous disposons de toute la communication relative à un projet et de tous les fichiers et liens nécessaires en un seul endroit. Pour planifier votre travail de manière encore plus efficace, il est également intéressant d'utiliser l'option de priorisation et d'ajouter des dépendances : vous pouvez ainsi voir immédiatement quelles sont les tâches à accomplir en priorité. Les tâches plus importantes et plus longues peuvent être divisées en sous-tâches plus petites, ce qui vous permet de vous assurer qu'aucun élément du projet n'est négligé. Qui plus est, il est plus facile de s'atteler à une petite tâche qui ne vous prendra pas trop de temps.

2. Notion

Nous n'utilisons pas cette application de manière aussi intensive au quotidien qu'Asana, par exemple. Nous utilisons plutôt Notion pour stocker des informations plus générales, telles que les politiques d'organisation du travail, la mission et les objectifs de l'entreprise, les stratégies et les procédures, les questions relatives aux avantages sociaux, l'inclusion, les congés, etc. Nous utilisons Notion pour noter des idées de contenu et rassembler des sources que nous utilisons pour créer des articles sur le blog.

3. Slack

Au sein de notre équipe, Slack remplit une fonction à la fois organisationnelle et inclusive. En plus de discuter de projets et de tâches individuels, c'est aussi un lieu de discussion plus décontracté, où l'on échange des recommandations sur des destinations de vacances ou de travail, des cours et des articles intéressants à lire, ou des nouvelles technologiques. Grâce à cela, et bien que nous travaillions à distance, parfois à des centaines de kilomètres les uns des autres, nous sommes en contact permanent les uns avec les autres, ce qui facilite la constitution d'une équipe harmonieuse, mais a aussi un impact positif sur la qualité et l'efficacité de notre travail.

4. Google Meet

Lorsque l'on travaille à distance, la communication écrite ne suffit pas. Il est parfois utile de voir ses collègues, ne serait-ce que virtuellement, par le biais d'une webcam. Chez Oakywood, nous utilisons Google Meet, mais nous pourrions tout aussi bien utiliser Zoom ou Teams. Des réunions régulières en ligne permettent non seulement de discuter plus facilement des tâches en cours et des stratégies à long terme, mais aussi d'apprendre à mieux se connaître et de se rappeler que nous travaillons avec des personnes bien réelles, et pas seulement avec des avatars ou des adresses électroniques.

5. Autres outils

Outre les programmes et applications utilisés par tous les membres de l'équipe, certains d'entre nous utilisent quotidiennement d'autres outils, comme les timetrackers, qui facilitent le suivi et l'analyse du temps de travail, afin de mieux planifier les tâches individuelles tout au long de la journée ou de la semaine.

Les outils de prise de notes rapide sont également utiles pour qu'aucune pensée ou idée importante ne nous échappe dans la multitude de tâches et de réunions.

Comment organiser le travail à domicile ?

1. Créer des to-do lists (listes de choses à faire)

Les solutions les plus simples sont les meilleures. C'est pourquoi l'une de nos méthodes préférées pour organiser notre travail quotidien consiste à créer des listes de tâches sur lesquelles nous pouvons cocher les tâches accomplies. Le simple fait de dresser une liste permet de se discipliner et d'adopter un rythme de travail. Vous pouvez immédiatement réfléchir à l'ordre dans lequel les tâches doivent être accomplies, considérer celles qui sont les plus importantes, celles qui vous prendront le plus de temps et celles qui peuvent être accomplies à la volée.

2. Une approche personnalisée

Lorsque vous travaillez à distance, vous n'avez pas à vous adapter aux routines de bureau. Vous pouvez créer votre propre système de travail, parfaitement adapté à vos préférences et à votre situation personnelle. Tirez-en le meilleur parti ! Réfléchissez au moment de la journée où vous êtes le plus productif - tôt le matin, avant midi, ou peut-être seulement le soir - et planifiez vos tâches les plus exigeantes en termes d'efforts et de concentration pour ces moments-là.

Au lieu de suivre méticuleusement un plan, il est parfois préférable de travailler intuitivement, en faisant simplement ce pour quoi vous avez le meilleur flux à ce moment-là. Il est bon de se rappeler de faire des pauses régulières, mais il est parfois préférable de ne pas suspendre une tâche inachevée - il vaut mieux faire une pause plus longue après avoir terminé l'ensemble ou au moins une certaine partie, sans pression et sans stress. En élaborant votre propre modèle d'organisation des tâches et en choisissant les outils les plus appropriés, vous vous sentirez plus motivé et maintiendrez votre productivité à un niveau satisfaisant. Ce faisant, même pendant les courtes journées d'automne, vous trouverez le temps de faire une promenade relaxante pendant qu'il fait encore jour - n'oubliez pas que l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée est important à tout moment de l'année.