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Work automation. Tools and benefits

Automatisierung am Arbeitsplatz. Tools und Vorteile

Wie kann man die Work-Life-Balance gewährleisten und gleichzeitig die Produktivität steigern? Die einfachste, aber wirksamste Lösung ist die Automatisierung der Arbeit. Die Entwicklung neuer Technologien hat dazu geführt, dass zumindest einige Aufgaben, insbesondere die sich wiederholenden und routinemäßigen, leicht automatisiert werden können. Das beschleunigt und rationalisiert Ihren Arbeitsalltag und verschafft Ihnen wiederum mehr Zeit und Energie, um Ihren Leidenschaften nachzugehen oder Ihre Beziehungen zu Ihren Lieben zu vertiefen.

 statistics on a laptop

Photo by Carlos Muza on Unsplash

Vorteile der Automatisierung der Arbeit

Wahrscheinlich hat sich jeder schon einmal mit Aufgaben herumgeschlagen, die nicht besonders entwicklungsfähig oder kreativ sind, dafür aber viel wertvolle Zeit in Anspruch nehmen und die unerbittliche Monotonie in den Arbeitsalltag schleichen lassen. Deshalb lohnt es sich, nach Möglichkeiten zu suchen, diese Routinetätigkeiten zu automatisieren, um mehr Raum für interessantere und kreativere Dinge zu haben.

Die Automatisierung der Arbeit spart nicht nur viel Zeit, sondern erhöht auch die Produktivität und die Konsistenz der Aufgaben und minimiert das Risiko menschlicher Fehler, was sich wiederum oft in niedrigeren Kosten niederschlägt. Ein richtig automatisierter Arbeitsablauf ermöglicht auch eine effektivere Kommunikation im Team, verringert die psychische Belastung und den Stress - und das wirkt sich positiv auf das Wohlbefinden der Mitarbeiter und die Qualität ihrer Arbeit aus.

 laptop with code

Photo by Christopher Gower on Unsplash

Tools zur Automatisierung der Arbeit

Hive

Mit Hive können Sie verschiedene Anwendungen und Kommunikationsmittel (z. B. Asana, Slack, Zoom) integrieren, was die Arbeit im Team erleichtert. Eine weitere Verbesserung ist die Option Hive Automate, mit der eine viel größere Anzahl von Anwendungen integriert werden kann, um einen automatisierten Workflow zu erstellen und Aktionen zur Erledigung bestimmter Aufgaben effizient zu planen. 

Zapier 

Zapier ist ein beliebtes Tool, das die Ausführung von Aufgaben in einem Team vereinfacht und beschleunigt, indem es menschliche Eingriffe auf das notwendige Minimum reduziert und damit auch das Risiko typischer "menschlicher" Fehler verringert. Es genügt, einen sogenannten Trigger zu definieren, d. h. eine Bedingung, die, sobald sie erfüllt ist, eine ganze Kette weiterer automatisierter Aktionen auslöst. 

Airtable

Eine Anwendung zur Erstellung von Datenbanken in der Cloud, die es auch ermöglicht, sie gemeinsam mit anderen zu nutzen und zu bearbeiten. Es hat den Vorteil, dass es sehr intuitiv zu bedienen ist und eine einfache Schnittstelle hat, die auf den ersten Blick an Excel oder Google Sheets erinnert. Airtable besteht aus nur wenigen Komponenten: 

  • Datenbanken Sammlungen von Daten, 
  • Tabellen — ein Ort, an dem Listen von Daten erstellt und gespeichert werden; jede Datenbank kann mehrere Tabellen enthalten, 
  • Felder — Spalten in einer Tabelle, 
  • Datensätze — die Zellen und Zeilen einer Tabelle, 
  • Ansichten — eine Funktion, die es Ihnen ermöglicht, Daten zu filtern: Anstatt die gesamte Datenbank zu durchsuchen, können Sie nur eine Ansicht einstellen, die die Informationen enthält, die Sie am meisten interessieren; Sie können viele verschiedene Ansichten in jeder Tabelle erstellen. 

ClickUp

ClickUp ist ein multifunktionales, cloudbasiertes Tool, das die Teamarbeit und das Projektmanagement umfassend rationalisiert. Es ermöglicht unter anderem die Erstellung von Dokumenten, Kommunikation, Zielsetzung, Maßnahmenplanung und Fortschrittsverfolgung, Reporting sowie die Zusammenarbeit in Echtzeit und die Automatisierung von Routineprozessen in ClickUp Automations. 

Jira

Jira ist ein Tool, das in erster Linie mit der IT-Branche in Verbindung gebracht wird (es wurde mit Blick auf diese Branche entwickelt), aber manchmal auch von anderen Teams verwendet wird. Es ermöglicht die Planung und Überwachung von Projekten, die Berichterstattung und das Aufgabenmanagement. Jira ist recht einfach zu bedienen: Ausgangspunkt sind die Issues, die in der Praxis jeden Aspekt der Projektarbeit umfassen können, z. B. Aufgaben oder Dokumente. Mit entsprechend gruppierten Übermittlungen können einzelne Aufgaben leicht für das gesamte Team geplant werden, um dann ihren Status mit Hilfe von maßgeschneiderten Dashboards zu verfolgen. 

AI oder künstliche Intelligenz 

Der Einsatz von künstlicher Intelligenz ist in vielen Berufen bereits die Norm. Kein Wunder, denn KI-Anwendungen werden in rasantem Tempo entwickelt und verbessert, so dass sie Ihnen manchmal den Löwenanteil Ihrer Arbeit abnehmen können. Einige der beliebtesten und effektivsten KI-Tools, die es sich lohnt auszuprobieren, sind: 

  • ChatGPT – ein Inhaltsgenerator zur Erstellung verschiedener Arten von Texten, Übersetzungen und Antworten auf Fragen; 
  • Midjourney, Stockimg AI, DALL-E 2, Stable Diffusion 2 – Programme zur Erstellung von Grafiken; 
  • D-ID – ermöglicht die Erstellung einer Figur, die einen vom Benutzer geschriebenen Text spricht; 
  • BetterFeedback AI – ein Tool zur Analyse von Kundenbedürfnissen, Trends, Meinungen und Erkenntnissen; 
  • Import.io – ermöglicht die schnelle Extraktion von Daten aus Websites; 
  • Stackla – eine Plattform für die Verwaltung, Optimierung und Veröffentlichung von nutzergenerierten Inhalten (UGC); 
  • LivePerson – ein Marken-Kunden-Kommunikationstool, das Bots einsetzt, um das Kundenverhalten zu analysieren und schnelle Antworten auf ihre Fragen zu geben. 

Überlegungen zur KI werden manchmal von der Frage begleitet, ob (oder vielleicht: wann) "künstliche Intelligenz unsere Arbeitsplätze übernehmen wird". Gibt es tatsächlich etwas zu befürchten? Nicht unbedingt. Anstatt düstere Zukunftsvisionen zu spinnen, sollte man besser lernen, mit künstlicher Intelligenz zu kommunizieren und ihre Fähigkeiten optimal zu nutzen.