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Automatisation du travail. Outils et avantages

Comment veiller à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée tout en restant un champion de la productivité ? La solution la plus simple, mais aussi la plus efficace, est d'automatiser le travail. Le développement des nouvelles technologies a permis d'automatiser facilement au moins certaines tâches, en particulier celles qui sont répétitives et routinières. Cela accélérera et rationalisera votre travail quotidien et, en retour, vous donnera plus de temps et d'énergie pour vous adonner à vos passions ou approfondir vos relations avec vos proches.

 statistics on a laptop

Photo by Carlos Muza on Unsplash

Avantages de l'automatisation du travail

Tout le monde a probablement dû (ou doit) s'occuper de tâches qui ne sont pas particulièrement stimulantes ou créatives, mais qui prennent un temps précieux et font que l'inexorable monotonie s'insinue de plus en plus audacieusement dans le travail quotidien. C'est pourquoi il est intéressant de chercher des moyens d'automatiser ces activités routinières afin de disposer de plus d'espace pour faire des choses plus intéressantes et plus créatives.

L'automatisation du travail permet non seulement de gagner beaucoup de temps, mais aussi d'accroître la productivité et la cohérence des tâches et de minimiser le risque d'erreur humaine, ce qui se traduit souvent par une réduction des coûts. Un flux de travail correctement automatisé permet également une communication plus efficace au sein de l'équipe, réduit la charge mentale et le stress - ce qui a un impact positif sur le bien-être des employés et la qualité de leur travail.

 laptop with code

Photo by Christopher Gower on Unsplash

Outils d'automatisation

Hive

Hive vous permet d'intégrer diverses applications et outils de communication (par exemple Asana, Slack, Zoom), ce qui facilite le travail en équipe. Une amélioration supplémentaire est l'option Hive Automate, qui permet d'intégrer un nombre beaucoup plus important d'applications pour créer un flux de travail automatisé et planifier efficacement des actions pour accomplir des tâches spécifiques. 

Zapier 

Zapier est un outil populaire qui facilite et accélère la réalisation de tâches au sein d'une équipe en réduisant l'intervention humaine au minimum nécessaire, ce qui réduit également le risque d'erreurs "humaines" typiques. Il suffit de définir un "trigger", c'est-à-dire une condition qui, une fois remplie, déclenche toute une chaîne d'actions automatisées. 

Airtable

Une application pour créer des bases de données dans le cloud, qui permet également de les partager et de les éditer en collaboration avec d'autres. Elle a l'avantage d'être extrêmement intuitive et possède une interface simple qui, à première vue, ressemble à Excel ou Google Sheets. Airtable se compose de simples éléments : 

  • les bases de données collections de données, 
  • les tables — qui permettent de créer et de stocker des listes de données ; chaque base de données peut contenir plusieurs tables, 
  • les champs — les colonnes d'une table, 
  • les enregistrements — les cellules et les lignes d'une table, 
  • les vues — une fonction qui vous permet de filtrer les données : au lieu de parcourir l'ensemble de la base de données, vous pouvez définir une seule vue, contenant les informations qui vous intéressent le plus ; vous pouvez créer de nombreuses vues différentes dans chaque table. 

ClickUp

ClickUp est un outil multifonctionnel basé sur le cloud qui rationalise le travail d'équipe et la gestion de projet. Il permet notamment la création de documents, la communication, la définition d'objectifs, la planification d'actions et le suivi des progrès, l'établissement de rapports, ainsi que la collaboration en temps réel et l'automatisation des processus réguliers dans ClickUp Automations. 

Jira

Jira est un outil principalement associé au secteur des technologies de l'information (il a été conçu pour celui-ci), mais il est également utilisé par d'autres équipes. Il permet la planification et le suivi de projets, l'établissement de rapports et la gestion des tâches. Jira est très simple d'utilisation : on commence par aborder les dossiers, ce qui, dans la pratique, peut désigner n'importe quel aspect du travail d'un projet, par exemple des tâches ou des documents. Avec des soumissions groupées de manière appropriée, les tâches individuelles peuvent être facilement programmées pour l'ensemble de l'équipe, qui peut ensuite suivre leur évolution à l'aide de tableaux de bord personnalisés. 

IA, ou intelligence artificielle 

Faire appel à l'intelligence artificielle dans de nombreuses professions est déjà une pratique courante. Les applications d'IA sont développées et améliorées à un rythme rapide, de sorte qu'elles sont parfois capables de faire la plus grande partie de votre travail à votre place. Parmi les outils d'IA les plus populaires et les plus efficaces qui valent la peine d'être essayés, on peut citer: 

  • ChatGPT – un générateur de contenu pour créer différents types de textes, de traductions et de réponses à des questions; 
  • Midjourney, Stockimg AI, DALL-E 2, Stable Diffusion 2 – des programmes pour créer des graphiques; 
  • D-ID – permet de créer un personnage qui prononce un texte écrit par l'utilisateur; 
  • BetterFeedback AI – outil d'analyse des besoins des clients, des tendances, des opinions et des idées; 
  • Import.io – facilite l'extraction rapide de données à partir de sites web; 
  • Stackla – plateforme de gestion, d'optimisation et de publication de contenu généré par les utilisateurs (UGC); 
  • LivePerson – un outil de communication entre la marque et le client qui utilise des bots pour analyser le comportement des clients et fournir des réponses rapides à leurs questions. 

Les réflexions sur l'IA s'accompagnent parfois du questionnement suivant : l'intelligence artificielle va-t-elle (ou quand va-t-elle) " voler nos emplois " ? Y a-t-il vraiment quelque chose à craindre ? Pas nécessairement. Au lieu d'avoir des visions sombres de l'avenir, il est préférable d'apprendre à communiquer avec l'intelligence artificielle et à tirer le meilleur parti de ses capacités.