Jesienna organizacja pracy zdalnej według zespołu Oakywood

Coraz wcześniej zapadający zmierzch, zachmurzone niebo, deszczowe i chłodne dni – jesienna aura może czasem zniechęcać do zrobienia czegokolwiek, zwłaszcza kiedy pracujesz z domu, a kanapa i koc kuszą, żeby rzucić to wszystko i oglądać seriale. Jak w takiej sytuacji zmobilizować się do pracy w home office? W Oakywood mamy niemałe doświadczenie w tej dziedzinie, więc chętnie podzielimy się z tobą naszymi sposobami na organizację pracy zdalnej.

Organizacja zadań i komunikacja w zespole

1. Asana

Asana to nasze podstawowe narzędzie do organizacji pracy: to tu wpisujemy swoje zadania i wyznaczamy deadline’y, zarządzamy projektami i kalendarzem działań marketingowych. Zaletą tej aplikacji jest również możliwość zamieszczania załączników w konkretnych taskach i dodawanie komentarzy. Dzięki temu mamy w jednym miejscu całą komunikację dotyczącą danego projektu oraz wszystkie niezbędne pliki i linki. Aby jeszcze efektywniej zaplanować swoją pracę, warto też skorzystać z opcji priorytetyzacji i dodawania zależności: wówczas od razu widać, które zadania są najpilniejsze. Większe, bardziej czasochłonne zadania możesz rozbić na mniejsze podzadania, które pomogą ci dopilnować, żeby żaden z elementów projektu nie został pominięty. Poza tym łatwiej jest zabrać się za mniejsze zadanie, którego wykonanie nie zajmie ci zbyt wiele czasu.

2. Notion

Z  tej aplikacji nie korzystamy aż tak intensywnie na co dzień, jak np. z Asany – Notion służy nam raczej do przechowywania bardziej ogólnych informacji, takich jak zasady organizacji pracy, misja i cele firmy, strategie i procesy, kwestie związane z benefitami pracowniczymi, onboardingiem, urlopami itp. W Notion spisujemy też pomysły na treści i gromadzimy materiały źródłowe, z których korzystamy podczas tworzenia tekstów na bloga.

3. Slack

Slack w naszym zespole pełni zarówno funkcję organizacyjną, jak i integracyjną. Oprócz dyskusji na temat poszczególnych projektów i zadań, mamy tu także miejsce na nieco luźniejsze pogawędki, wymianę rekomendacji dotyczących miejsc na wakacje czy workation, ciekawych kursów i artykułów do przeczytania, czy nowinek technologicznych. Dzięki temu – mimo że pracujemy zdalnie, z miejsc oddalonych od siebie niekiedy o setki kilometrów – mamy ze sobą stały kontakt, co ułatwia budowanie zgranego zespołu, ale też pozytywnie wpływa na jakość i efektywność naszej pracy.

4. Google Meet

Komunikacja pisemna to nie wszystko – pracując zdalnie, czasem warto zobaczyć się ze współpracownikami, choćby wirtualnie, przy pomocy kamerki internetowej. W Oakywood korzystamy z Google Meet, ale równie dobrze może to być Zoom czy Teams. Regularne spotkania online nie tylko ułatwiają omawianie bieżących zadań i długofalowych strategii, ale także pozwalają nam lepiej się poznać i przypominają, że pracujemy z prawdziwymi, żywymi ludźmi, a nie jedynie z awatarami czy adresami mailowymi.

5. Inne narzędzia

Oprócz programów i aplikacji, z których korzysta cały zespół, niektórzy z nas używają na co dzień również dodatkowych narzędzi, takich jak np. timetrackery, które ułatwiają monitorowanie i analizowanie swojego czasu pracy, dzięki czemu można lepiej rozplanować poszczególne zadania w ciągu całego dnia czy tygodnia.

Przydatnym rozwiązaniem są też narzędzia do sporządzania szybkich notatek, dzięki którym żadna ważna myśl czy pomysł nie umknie nam w natłoku zadań i spotkań.

Jak usprawnić pracę w home office?

1. Tworzenie to-do list

Najprostsze rozwiązania są najlepsze – dlatego jedną z naszych ulubionych metod organizacji pracy na co dzień jest tworzenie to-do list, na których możemy odhaczać ukończone zadania. Już sam proces tworzenia listy pomaga się zdyscyplinować i wejść w rytm pracy. Możesz od razu przemyśleć kolejność wykonywania zadań, zastanowić się, które z nich są najważniejsze, które zajmą ci najwięcej czasu, a które możesz wykonać z marszu.

2. Indywidualne podejście

Pracując zdalnie, nie musisz dostosowywać się do biurowych zwyczajów. Możesz samodzielnie stworzyć sobie system pracy, idealnie dopasowany do twoich własnych preferencji i indywidualnych uwarunkowań. Wykorzystaj to! Zastanów się, kiedy w ciągu dnia jesteś najbardziej produktywny_a – wcześnie rano, przed południem, a może dopiero wieczorem – i na ten czas zaplanuj sobie zadania wymagające największego wysiłku i skupienia.

Zamiast skrupulatnego trzymania się planu, czasem lepiej pracować intuicyjnie, robiąc po prostu to, do czego w danym momencie masz najlepszy flow. Warto pamiętać o regularnych przerwach, ale czasem lepiej nie przerywać niedokończonego zadania – lepiej zrobić sobie dłuższą przerwę po ukończeniu całości lub przynajmniej określonej części, bez presji i bez stresu. Wypracowanie sobie własnego modelu organizacji zadań i wybranie najbardziej adekwatnych narzędzi pomoże ci zmotywować się do pracy i utrzymać produktywność na satysfakcjonującym poziomie. A dzięki temu nawet w krótkie jesienne dni znajdziesz czas na to, by wyjść na relaksujący spacer, dopóki na zewnątrz jest jeszcze jasno – pamiętaj, że work-life balance jest istotna o każdej porze roku.