Automatyzacja pracy. Narzędzia i korzyści

Jak zadbać o work-life balance, pozostając równocześnie mistrzem produktywności? Najprostszym, a zarazem najbardziej efektywnym rozwiązaniem jest automatyzacja pracy. Rozwój nowych technologii sprawił, że przynajmniej część zadań, zwłaszcza tych powtarzalnych i rutynowych, możesz bez problemu zautomatyzować. Dzięki temu przyspieszysz i usprawnisz swoją codzienną pracę, a co za tym idzie — zyskasz więcej czasu i energii na realizowanie własnych pasji czy pogłębianie relacji z bliskimi osobami.

Korzyści wynikające z automatyzacji pracy

Prawdopodobnie każdy miał (lub ma) do czynienia z zadaniami, które nie należą do szczególnie rozwijających ani twórczych, za to zabierają sporo cennego czasu i sprawiają, że do codziennej pracy coraz śmielej wkrada się nieubłagana monotonia. Dlatego warto poszukać sposobów na zautomatyzowanie tych rutynowych działań, tak aby zyskać więcej przestrzeni na zajmowanie się bardziej interesującymi i kreatywnymi rzeczami.

Automatyzacja pracy pozwala nie tylko zaoszczędzić sporo czasu, ale również zwiększyć produktywność i konsekwencję w realizacji zadań oraz zminimalizować ryzyko błędu ludzkiego, co z kolei przekłada się często na niższe koszty. Odpowiednio zautomatyzowany workflow umożliwia też bardziej efektywną komunikację w zespole, zmniejsza obciążenie psychiczne i stres — a to pozytywnie wpływa na samopoczucie pracowników i jakość ich pracy.

Narzędzia do automatyzacji pracy

Hive

Hive umożliwia zintegrowanie różnych aplikacji i komunikatorów (np. Asana, Slack, Zoom), dzięki czemu ułatwia pracę w zespole. Dodatkowym usprawnieniem jest opcja Hive Automate, w której można integrować znacznie większą liczbę aplikacji, tak aby stworzyć zautomatyzowany workflow i efektywnie zaplanować działania mające doprowadzić do ukończenia konkretnych zadań. 

Zapier 

Zapier to popularne narzędzie, które ułatwia i przyspiesza realizację zadań w zespole, ograniczając interwencję człowieka do niezbędnego minimum, dzięki czemu zmniejsza też ryzyko wystąpienia typowych „ludzkich” błędów. Wystarczy określić tzw. trigger, czyli warunek, po spełnieniu którego uruchamia się cały łańcuch dalszych, zautomatyzowanych działań. 

Airtable

Aplikacja do tworzenia baz danych w chmurze, umożliwiająca również ich udostępnianie i edytowanie we współpracy z innymi osobami. Jej zaletą jest niezwykle intuicyjna obsługa i prosty interfejs, który na pierwszy rzut oka przypomina Excel czy Google Sheets. Airtable składa się zaledwie z kilku elementów: 

• bazy — zbiory danych, 
• tabele — miejsce do tworzenia i przechowywania list danych; każda baza danych może zawierać wiele tabel, 
• pola — kolumny w tabeli, 
• rekordy — komórki i wiersze tabeli, 
• widoki — funkcja umożliwiająca filtrowanie danych: zamiast przeglądać całą bazę, możesz ustawić tylko 1 widok, zawierający informacje, które najbardziej cię interesują; w każdej tabeli można stworzyć wiele różnych widoków. 

ClickUp

ClickUp to wielofunkcyjne narzędzie działające w chmurze, które kompleksowo usprawnia pracę w zespole i zarządzanie projektami. Umożliwia m.in. tworzenie dokumentów, komunikację, ustalanie celów, planowanie działań i śledzenie postępów, raportowanie, a także współpracę w czasie rzeczywistym i automatyzację rutynowych procesów w opcji ClickUp Automations. 

Jira

Jira to narzędzie, które kojarzy się przede wszystkim z branżą IT (zostało zaprojektowane właśnie z myślą o tej branży), ale bywa również wykorzystywane w innych teamach. Umożliwia planowanie i monitorowanie realizacji projektów, raportowanie i zarządzanie zadaniami. Jira jest dość prosta w obsłudze: punkt wyjścia stanowią tu Issues, czyli zgłoszenia, które w praktyce mogą oznaczać dowolne aspekty pracy nad projektem, np. zadania czy dokumenty. Dzięki odpowiednio pogrupowanym zgłoszeniom można z łatwością zaplanować poszczególne zadania dla całego zespołu, by następnie śledzić ich statusy, korzystając z dostosowanych Dashboardów. 

AI, czyli sztuczna inteligencja 

Korzystanie z pomocy sztucznej inteligencji w wielu zawodach staje się już normą. I nic dziwnego — aplikacje AI są rozwijane i udoskonalane w błyskawicznym tempie, dzięki czemu niekiedy są w stanie wykonać za ciebie lwią część twojej pracy. Do najbardziej popularnych i skutecznych narzędzi AI, które warto wypróbować, należą m.in.: 

• ChatGPT – agenerator treści, umożliwiający tworzenie różnego rodzaju tekstów, tłumaczeń i uzyskiwanie odpowiedzi na pytania; 
• Midjourney, Stockimg AI, DALL-E 2, Stable Diffusion 2 – narzędzia do tworzenia grafik; 
• D-ID – umożliwia stworzenie postaci, która wypowiada tekst napisany przez użytkownika; 
• BetterFeedback AI – narzędzie do analizowania potrzeb klientów, trendów, opinii i insightów; 
• Import.io – ułatwia szybką ekstrakcję danych ze stron internetowych; 
• Stackla – platforma do zarządzania, optymalizowania i publikowania treści typu UGC (user-generated content); 
• LivePerson – narzędzie do komunikacji pomiędzy marką a klientem, wykorzystujące boty, które analizują zachowanie klientów i umożliwiają uzyskanie szybkich odpowiedzi na zadane przez nich pytania. 

Rozmyślaniom na temat AI czasem towarzyszy pytanie, czy (a może: kiedy) „sztuczna inteligencja zabierze nam pracę”. Czy faktycznie jest się czego obawiać? Niekoniecznie. Zamiast snuć posępne wizje przyszłości, lepiej nauczyć się komunikować ze sztuczną inteligencją i jak najpełniej wykorzystywać jej możliwości.