Jak multitasking niszczy produktywność

Na początku roku, kiedy plany i postanowienia noworoczne są jeszcze świeże, mamy zazwyczaj wysoką motywację i ambicję, by je zrealizować. I tu niekiedy może pojawić się problem, zwłaszcza gdy planów mamy sporo i wymagają one wielu intensywnych działań: powstaje jakiś wewnętrzny przymus zrobienia wszystkiego naraz, żeby jak najszybciej osiągnąć swoje cele, zanim nasz zapał wygaśnie. Czy jednak multitasking na pewno sprzyja produktywności i efektywnemu dążeniu do celu?

Różne oblicza wielozadaniowości

Choć multitasking kojarzy się przede wszystkim z pracą zawodową, to jednak warto spojrzeć na to zagadnienie nieco szerzej: jako coś, co praktycznie towarzyszy nam na co dzień. Często nawet nie zdajemy sobie sprawy z tego, że nasza uwaga jest rozbita na kilka różnych spraw czy zadań jednocześnie, zwłaszcza w kontekście korzystania z takich osiągnięć cywilizacyjnych, jak np. smartfon czy laptop z dostępem do internetu i dziesiątkami aplikacji. Kilka kart otwartych w przeglądarce, powiadomienia z mediów społecznościowych, wiadomości na WhatsAppie czy Messengerze od znajomych albo współpracowników — każda z tych rzeczy próbuje zawłaszczyć naszą uwagę. Rosnące tempo życia sprawia, że coraz trudniej jest skupić się przez dłuższą chwilę na jednym zagadnieniu.

Z jednej strony, wielozadaniowość związana z rozwojem nowych technologii może być umiejętnością, która pozwoli nam więcej doświadczyć i więcej zdziałać. Możesz słuchać audiobooka, a równocześnie trenować na siłowni, spacerować czy gotować; możesz zautomatyzować przynajmniej część swoich zadań w pracy i realizować kilka projektów równocześnie; możesz też robić zakupy online w kilku sklepach naraz, słuchając w tym samym czasie ulubionego podcastu. Ale te nakładające się na siebie czynności i doświadczenia są też pokaźnym wyzwaniem, źródłem stresu i presji, co w konsekwencji prowadzi do zwiększonego ryzyka popełniania błędów, spadku nastroju i osłabienia koncentracji.

Jak multitasking wpływa na mózg?

Kiedy zaczynasz skupiać na czymś uwagę, aktywizuje się kora przedczołowa, która umożliwia skoncentrowanie się na zadaniu i doprowadzenie go do końca. Jeżeli masz do czynienia z jednym zadaniem, oba płaty kory działają harmonijnie. Dodawanie kolejnych aktywności wymagających uwagi wymusza osobne działanie płata prawego i lewego — mózg „dzieli się na dwie części”, co powoduje, że umykają szczegóły i łatwiej jest o czymś zapomnieć.

Co więcej, z badań przeprowadzonych w paryskim Institut National de la Santé et de la Recherche Médicale wynika, że dzieląc uwagę na dwa równoczesne cele, możesz popełniać nawet 3 razy więcej błędów. Jeśli taka sytuacja jest stała, może prowadzić do uszkodzeń w mózgu. Co gorsza, presja wielozadaniowości połączona z uzależnieniem od internetu zwiększa ryzyko występowania depresji, przewlekłego stresu czy stanów lękowych.

Wielozadaniowość kontra produktywność

Podzielność uwagi i umiejętność wykonywania kilku zadań równocześnie miała zwiększać produktywność i efektywność —  do dziś niekiedy można trafić na tego rodzaju wymagania w ofertach pracy. Okazuje się jednak, że jest wprost przeciwnie: multitasking obniża produktywność. Według badań przeprowadzonych w Bryan College, wykonywanie przez pracowników więcej niż jednego zadania w danym momencie generują dla pracodawców koszty w wysokości 450 milionów dolarów rocznie w skali globalnej.

Multitasking powoduje, że więcej czasu tracisz niż zyskujesz: nieustanne przełączanie się pomiędzy poszczególnymi aktywnościami, zwłaszcza jeżeli są to bardziej skomplikowane zadania, wymagające wzmożonej uwagi, może kosztować cię nawet ok. 40% czasu, który można by wykorzystać na produktywne działanie. Poza tym w trakcie owego przechodzenia od jednego zadania do drugiego łatwiej jest ulec rozmaitym rozpraszaczom, przez co twoja uwaga dzieli się na kolejne małe cząstki, a w konsekwencji wykonanie każdego z zadań pochłania coraz więcej czasu.

Jak pracować efektywnie, gdy masz wiele zadań do wykonania?

Natłok obowiązków i tempo życia sprawiają, że czasami mimowolnie wchodzimy w tryb multitaskingu, łudząc się, że tylko w ten sposób ze wszystkim zdążymy. Dlatego ogromne znaczenie ma trenowanie uważności i świadomej koncentracji. Chcąc pozbyć się presji wielozadaniowości, a tym samym zwiększyć produktywność, warto wprowadzić do swojej codzienności kilka prostych nawyków:

• ustalaj priorytety i trzymaj się ich, wykonując najpierw zadania najpilniejsze i najważniejsze,
• postaraj się skoncentrować co najmniej przez 25 minut wyłącznie na jednym zadaniu,
• wyznacz sobie konkretny czas w ciągu każdego dnia na aktywności, które mogą być dystraktorami w twojej pracy, np. sprawdzanie maila, przeglądanie mediów społecznościowych albo czytanie newsów,
• spróbuj medytacji, która pomoże ci nieco wyciszyć i uspokoić umysł, przywracając zdolność koncentracji i ograniczając ryzyko rozpraszania się,
• ustalaj sobie realistyczne cele i dbaj o racjonalny workload, 
• rób przerwy w trakcie pracy — systematyczny wypoczynek, nawet w formie kilkuminutowej przerwy, ma bardzo pozytywny wpływ na produktywność i kreatywność. 

Istotną rolę w produktywnej pracy i koncentracji na poszczególnych zadaniach ma również otoczenie, w którym pracujesz. W miarę możliwość postaraj się usunąć albo przynajmniej ograniczyć wszystkie elementy, które cię rozpraszają. Zadbaj o dobrą organizację przestrzeni do pracy i odpowiednie wyposażenie: ergonomiczne biurko czy podstawka umożliwiająca ustawienie ekranu na odpowiedniej wysokości to elementy, które także wspomagają produktywność, zapewniając ci komfort pracy i chroniąc przed różnymi dolegliwościami. Wielofunkcyjna stacja dokująca do smartfona i drewniana tacka na drobne przedmioty pomogą ci uniknąć sytuacji, w której tracisz pół godziny na szukanie ładowarki, długopisu czy pendrive’a. Dzięki temu łatwiej będzie ci skupić się na tym, co w danym momencie jest najważniejsze.